Po předložení záměru KRJ jmenuje vedoucího akce pověřeného přípravou akce.
Vedoucí zpracuje projekt, který bude obsahovat všechny potřebné náležitosti (personální zabezpečení, rozpočet, cíle akce apod.) a předloží projekt k odsouhlasení KRJ.
Projekt musí být KRJ schválen nejdéle 3 měsíce před konáním akce. (Na schválení potřebuje KRJ minimálně týden - pokud nebude potřeba projekt ničím doplnit. Lépe je nechat si více času)
Projekt akcí konajících se v prvním čtvrtletí 2012 musí být předložen do 31.12.2011.
Záměry akcí pro rok 2013 budou předloženy do 30.6.2012.
(Tento termín byl zvolen s hledem na tvoření okresních, střediskových a oddílových kalendářů, aby všichni zájemci mohli s plánovanou akcí počítat. Dále z důvodu podávání žádostí o dotace či granty.)

Co mohou akce pořádané pod Jihočeským krajem využívat:
Krajské webové stránky -informace o akcích, možnost přihlašování na akce přes web, e-mailové konference.
Krajský informační systém - ukládání a správa dokumentů, diskuse apod.
Krajský dataprojektor, tiskárnu, scanner, notebook.
Konzultace s předsedou a hospodářem KRJ,krajskou revizní komisí

Požadavky KRJ, které musí akce splňovat aby mohla být schválena budou upřesněny do 10.12.2011